Dans l’infolettre de cette semaine, j’ai donné des conseils à mes abonnées pour qu’elles puissent booster leur productivité grâce à leur agenga / planner. Elles ont tellement apprécié que j’ai décidé de les partager ici aussi!

Votre agenda est votre meilleur allié pour être efficace et concilier les diverses facettes de votre vie. Êtes-vous prête à faire des prochains mois, les mois les plus productifs de l’année? Aujourd’hui, je vous parle de la meilleure façon d’utiliser votre agenda pour vous aider à atteindre vos objectifs et prioriser votre To-Do List.

Mission : efficacité!

Je ne sais pas pour vous, mais j’ai toujours eu tendance à noter mes différents rendez-vous à différents endroits : agenda électronique pour les affaires, l’agenda papier pour mes rendez-vous personnels et un planificateur familial pour les trucs familiaux. Sans oublier les milliers de Post-It. Êtes-vous familière? Je finissais par me perdre et par prendre deux rendez-vous pour la même plage horaire.

Actuellement, j’utilise le Passion Planner. C’est un agenda qui a été créé par une étudiante qui voulait quelque chose où elle pourrait tout noter : tâches, rendez-vous, objectifs mensuels et annuels. C’est la deuxième année que je l’utilise. Cependant, j’ai découvert, il y a quelque temps, l’agenda Ma Voix, Ta voie, produit 100% québécois. Dès l’année prochaine, c’est celui-là que j’utiliserai… J’adore les mandalas! Je ne suis affiliée à aucun des deux agendas dont je t’ai parlé; je les aime, tout simplement!*

1. Priorisez vos tâches en utilisant la technique A1, A2, A3.

Quel type de personne êtes-vous : celui qui écrit ses tâches une à la suite de l’autre OU le type qui prévoit un moment spécifique pour chaque tâche? Je suis dans la première catégorie. Mais on s’entend que la tâche dans le haut de la liste n’est pas nécessairement la plus importante, non? J’ai ajouté une twist à ma To-Do List habituelle et ça a amélioré ma productivité. J’inscris maintenant un des trois codes devant chaque tâche :

A1 : Très important
A2 : Important
A3 : Moins important

Donc quand j’ouvre mon agenda, je commence par les tâches A1 et je passe à travers la liste en ordre de priorité.

2. Utilisez la vue mensuelle pour les projets à plus longues échéances.

Tous les projets ayant une durée de réalisation différentes, j’utilise la vue mensuelle pour planifier chaque projet. De plus, grâce aux conseils d’une Maman-Ninja-Entrepreneure, j’inscris d’abord la date à la quelle je veux mettre en place le projet ou avoir terminé la tâche. Je planifie par la suite les actions à poser, de façon rétroactive.

Aussi, lorsqu’une nouveau mois commence, je vois tout de suite les moments importants du mois : voyage d’affaires, congé pédagogique, rendez-vous, etc. C’est alors plus facile de répartir ma charge de travail mensuelle et de garder ma productivité constante.

3. Gardez un espace pour les tâches quotidiennes.

Ok, ce point est discutable.Vous pouvez inscrire, ou non, les tâches ménagères quotidiennes dans votre agenda. Personnellement, je ne le fais pas parce que ça alourdit ma planification et je me retrouve avec moins d’espace pour écrire ce qui est réellement important. De toute façon, on sait tous qu’on doit faire son lit le matin, laver la vaisselle après les repas… Pour les autres tâches qu’on fait moins souvent, j’ai un espace réservé uniquement pour ça dans mon planner.

4. Concentrez-vous sur un maximum de trois tâches par jour.

En se concentrant sur un minimum de tâches spécifiques à chaque jour, on est beaucoup plus efficace. Évitez de trop remplir  votre horaire de la journée, vous risquez d’y laisser votre santé. Déterminez les trois tâches qui vous rapprocheront de vos objectifs et exécutez-les. Si vous pouvez en déléguer, faites-le! Éliminez les tâches qui sont inutiles ou qui ne sont pas dans votre zone de génie! Déléguer aide à la productivité, parce que vous vous concentrez sur ce qui est important.

5. Planifiez un maximum de cinq heures de travail productif par jour.

Ça, c’est beaucoup plus difficile, je vous l’accorde. Au moment où j’écris ces lignes, mon délai de cinq heures est déjà terminé! Mais on ne repousse pas l’inspiration! 😉 Même si vous restez assise à votre bureau de 8h à 17h et que vous prévoyez des tâches back à back durant toute cette période, vous n’arriverez pas à tout faire. Il y aura des moments de fatigue, des pauses pipi, des imprévus et des appels qui seront plus longs que prévu.

Ready? Maintenant, planifiez ta semaine prochaine à l’aide de ces conseils. Et donnez-moi des nouvelles!

Quel est votre agenda préféré?
De quelle façon vous assurez-vous d’être efficace et d’atteindre vos objectifs?

Bonne journée! xo

*Mise à jour : l’article a été mis à jour le 13 septembre 2018. Je suis maintenant affiliée à la boutique de Ma Voix, ta voie pour les agendas.